Política de Privacidad

Kognia Systems S.A.S. (en adelante, “KOGNIA”) es consciente de la importancia de la privacidad de los datos de carácter personal y, por ello, ha implementado una política de tratamiento de datos orientada a proveer la máxima seguridad en el uso y recogida de los mismos, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente en la materia y configurando dicha política como uno de los pilares básicos en las líneas de actuación de la entidad.

Durante la navegación a través de la web www.kognialabs.com es posible que se soliciten datos de carácter personal a través del formulario de contacto dispuesto al efecto. Dichos datos formarán parte de los pertinentes tratamientos en función de la finalidad determinada y concreta que motiva el recabo de los mismos.

A continuación, se encuentra la Política de Tratamiento de Datos Personales de KOGNIA:

DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por KOGNIA dirigida al Titular de la información, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de KOGNIA, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos personales por parte de la compañía.

El Aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que KOGNIA no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del público esta Política.

• Base de Datos: conjunto organizado de Datos personales que son objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal público: dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Son considerados como Datos personales públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato personal privado: es el dato que es solo relevante para el Titular de la información.
• Dato personal semiprivado: dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona Titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.
• Dato personal sensible: dato que afecta la intimidad del Titular de la información, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, o en conjunto con otras, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 
• Titular de la información: persona natural cuyos Datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: se presenta cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, que a su vez es Responsable del Tratamiento de dicha información.
• Transmisión: se presenta cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del país, comparte información personal para su Tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La presente Política documenta la forma en que Kognia Systems S.A.S., con domicilio en Carrera 55, 152B 68, Bogotá (Colombia), y NIF 901.815.245-4, actuando como Responsable del Tratamiento, realiza el Tratamiento de los Datos personales de sus usuarios/visitantes de su página web.

Con el fin de garantizar la protección de los Datos personales, incluyendo el derecho que tienen los Titulares de la información de conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos, Kognia informa que se encuentra domiciliada en Carrera 55, 152B 68, Bogotá (Colombia), inscrita con matrícula 03797424, en la Cámara de Comercio de Bogota disponiendo como canal de contacto del correo electrónico privacidad@kognia.io. 

Esta Política refleja los requerimientos de la legislación colombiana y la responsabilidad profesional frente a la forma en que KOGNIA recopila, almacena y utiliza la información personal administrada.

ALCANCE

Esta Política regula todos los procesos organizacionales de KOGNIA que involucren el Tratamiento de Datos personales, y busca informar a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen sus Datos personales a KOGNIA, sobre la Política que le es aplicable a todas las Bases de Datos y Datos personales en ellas contenidos.

Esta Política se elaboró con base en las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y sus decretos reglamentarios, compilados en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo.

MARCO JURÍDICO

El siguiente es el marco jurídico que regula el Tratamiento de Datos personales en la República de Colombia:

15. a) Constitución Política de Colombia, artículo 15.
16. b) Ley 1266 de 2008.
17. c) Ley 1581 de 2012.
18. d) Decreto 1727 de 2009.
19. e) Decreto 2952 de 2010.
20. f) Decreto 1377 de 2013.
21. g) Decreto 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
22. h) Decreto 2157 de 2021.
23. i) Decreto 090 de 2018.
24. j) Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o adicione la legislación vigente en materia del ejercicio del derecho de Habeas Data y protección de Datos personales.

PRINCIPIOS

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las leyes y en las demás disposiciones que las desarrollen.
2. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y las leyes, la cual debe ser informada al Titular de la información.
3. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los Datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular de la información a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
6. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos personales, de las leyes y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular de la información y/o por las personas que autoricen las leyes. Los Datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares de la información o terceros autorizados.
7. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos personales que no tengan la naturaleza de Datos personales públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

KOGNIA realiza el Tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo a las finalidades previstas en las leyes que regulan su funcionamiento, en esta Política y en las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información.

Para llevar a cabo dichas finalidades KOGNIA puede recolectar, usar, compartir y almacenar la información personal de los Titulares de la información.

En todo caso, de ser necesario, al momento de recolección de Datos personales por parte de KOGNIA, las finalidades para el Tratamiento específico serán informadas al Titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización.

6.1 Tratamiento de Datos personales usuarios página web

KOGNIA recolecta, mediante los canales de contacto dispuestos en su página web http://www.kognia.com, los datos personales de quienes se encuentran interesados en establecer un contacto con Kognia. 

Estos canales se encuentran compuestos de un formulario de registro y recopilación de Datos personales, así como de un checkbox de autorización mediante el cual los Titulares de la información entregan a KOGNIA su consentimiento para para que sus Datos personales sean tratados.

Las finalidades para las cuales son utilizados estos Datos personales son:

1. Dar trámite a la petición, queja o reclamo incluido en el mensaje del formulario de contacto web;
2. Enviar información de KOGNIA, de empresas aliadas, o la que sea considerada de su interés, con fines comerciales y de mercadeo, vía correo electrónico, mensajes de texto (SMS), herramientas de mensajería instantánea o telefónicamente al teléfono de contacto suministrado;
3. Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones;
4. Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere; y
5. Realizar encuestas de conocimiento y satisfacción del servicio prestado.

Estos Datos personales serán revelados al Titular de la información, a terceros contando con la expresa autorización del Titular de la información para el efecto, o cuando una autoridad competente lo solicite.

Esta información será almacenada de forma digital en la(s) Base(s) de Datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de Bases de Datos interno de KOGNIA, y su Tratamiento se realizará:

1. Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
2. Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el/los Titulares de la información y KOGNIA; y/o
3. Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de KOGNIA que dieron origen a la recopilación, almacenamiento y Tratamiento de estos Datos personales.

Posteriormente, los Datos personales serán eliminados si no se produce una nueva conversación o interacción entre las partes en el plazo de un año.

No se prevé el tratamiento de datos sensibles. 

6.2 Tratamiento por parte de Encargados del Tratamiento

KOGNIA, en ejercicio de su objeto social, puede apoyarse en terceros que colaboran con el desarrollo de sus actividades, y en esa medida los instruirá para que la recolección y Tratamiento de la información personal, cualquiera que ésta sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes y cuente con todas las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias de acuerdo con su naturaleza.

Sin embargo, en caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de esos terceros la obligación no será asumida por la compañía, quien actúa como un tercero de buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es entregada, y mantienen los Datos personales sobre los que actúa como Encargado del Tratamiento bajo especiales medidas de seguridad y confidencialidad, de acuerdo con las directrices legales y contractuales.

OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

KOGNIA, como Responsable del Tratamiento, deberá cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en las leyes, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información;
3. Informar debidamente al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las leyes;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular de la información;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las leyes;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las leyes y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular de la información, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar, a solicitud del Titular de la información, sobre el uso dado a sus Datos personales;
14. Informar a la autoridad de protección de Datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos personales frente a KOGNIA como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a KOGNIA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley;
3. Ser informado por KOGNIA, como Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso dado a sus Datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, KOGNIA, como Responsable del Tratamiento, ha incurrido en conductas contrarias a leyes y a la Constitución; y
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Titular de la información puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus Datos personales y revocar el consentimiento otorgado a KOGNIA para el tratamiento de los mismos, comunicándose al correo electrónico privacidad@kognia.io, identificándose plenamente, siendo el Oficial de Privacidad interno el encargado de dar respuesta.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

KOGNIA, a través del Oficial de Privacidad, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del Titular de la información relacionadas con los derechos establecidos en las leyes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos personales. De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular de la información, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si los Titulares de la información o sus causahabientes consideran que la información contenida en una Base de Datos de KOGNIA está sujeta a corrección, actualización o eliminación, o si consideran que la compañía no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo dirigido al Oficial de Privacidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular de la información, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular de la información dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular de la información.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular de la información los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

BASES DE DATOS

KOGNIA almacena los Datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones en Bases de Datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

En caso de ser un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, KOGNIA realizará el registro de las Bases de Datos sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos.

Las Bases de Datos, al igual que la información contenida en éstas, estarán disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a los parámetros de Tratamiento y almacenamiento informado en el aparte anterior y a la ejecución de los derechos de los Titulares de la información.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en materia de privacidad y protección de Datos personales, KOGNIA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

De manera especial, todos los empleados, contratistas y Encargados del Tratamiento de KOGNIA que intervengan en el Tratamiento de Datos personales que no tengan la naturaleza de Datos personales públicos, están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la información.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

En el evento en que KOGNIA realice la Transferencia o Transmisión nacional y/o internacional de Datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular de la información se asegurará de suscribir un contrato o acuerdo con el Responsable o Encargado del Tratamiento que se encuentre dentro o fuera del territorio nacional, y que el país al que sean transferidos o transmitidos los Datos personales proporcione los niveles adecuados de protección, de acuerdo con la lista de países considerados como puertos seguros establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Única.

RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLÍTICA

Esta Política es de uso exclusivo de KOGNIA; por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de seguridad y en atención al respeto de la propiedad intelectual, como creación amparada por la legislación nacional e internacional.

NORMATIVIDAD VIGENTE

Esta Política se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.

FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política entra en vigencia a partir 2 de junio de 2026. Los Datos personales tratados por KOGNIA permanecerán en su Base de Datos hasta que los mismos cumplan con la finalidad para la que fueron recolectados.

Esta política ha sido revisada y actualizada en JUNIO DE 2026. 

MODIFICACIONES

La presente Política podrá ser modificada por parte de KOGNIA de conformidad con el Decreto 1377 de 2013.

Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a los Titulares de la información de una manera eficiente, a más tardar al momento en que sea implementada la nueva Política.